El intercambio de conocimientos se define como “la actividad mediante la cual se intercambia la comprensión de un tema con otras personas”. El conocimiento es considerado como uno de los activos más valiosos de las organizaciones actuales, ya que incorpora las mejores prácticas, rutinas, lecciones aprendidas, métodos para solucionar problemas y procesos creativos que a menudo son difíciles de contestar. Por lo tanto, las personas en un HPO comparten información de forma activa, conocimientos y las mejores prácticas de toda la organización. La administración se asegura de que hay infraestructuras y un conocimiento compartido en la organización basada en el presente, para recoger y traducir el conocimiento y las mejores prácticas en toda la empresa y para crear un proceso de intercambio eficiente. Además, los administradores del HPO cultivan y utilizan deliberadamente las nuevas ideas y el conocimiento de todos en cualquier lugar de la empresa. Hacen esto enfatizando en la importancia del lateral, división cruzada, función cruzada, y rango cruzado de intercambio de conocimientos dentro de la organización. Esto es importante porque la investigación ha demostrado que los límites de la organización (es decir, la unidad de negocio, función del trabajo, ubicación de la oficina) tienen una influencia negativa en quienes interactúan con los que se encuentran dentro de la organización. ¡Un par de individuos que comparten la misma unidad de negocio, función de trabajo y ubicación de oficina se comunican a una tasa estimada de aproximadamente 1.000 veces mayor que dos personas que no están dentro del mismo límite y que están separadas geográficamente! Así que si los directivos no prestan atención dedicada al intercambio de conocimientos e intercambios regulares de experiencias, corren el riesgo de que su organización se convierta en un conjunto de silos organizacionales.

“Mientras buscamos constantemente lo mejor para nuestros clientes, hay mucho vaivén entre equipos y clientes, mucha interacción, pedir consejos, e intercambio de conocimientos. Algunas personas nuevas inicialmente tienen dificultades con esto, ya que no están acostumbrados a ello. En su anterior empresa estaban sentados a solas en su habitación, siendo brillantes, tratando de resolver los problemas por sí solos, sin nadie que viera sus errores. Porque esa es la clave aquí: no puedes ocultar tus errores, tienes que ser vulnerable y no dudar en pedir ayuda cuando lo necesites. Y si has anunciado con mucha bravura que vas a arreglar algo por tu cuenta y luego no lo entregas, entonces estás en problemas y vas a sufrir las consecuencias. Porque no tienes que actuar de esta manera, todo el mundo aquí está dispuesto a ayudarte y a aceptar tu ayuda.”
Pim Berger & IljaHeitlager, SchubergPhilis

IDEAS PARA COMENZAR A PROMOVER EL INTERCAMBIO DE CONOCIMIENTOS

El intercambio eficaz de conocimientos requiere un proceso de gestión activa, que en este caso se denomina gestión del conocimiento. Se define como una estrategia o un marco de sistemas diseñados para ayudar a las organizaciones a crear, capturar, analizar, aplicar y reutilizar el conocimiento para lograr una ventaja competitiva. Para configurar la gestión del conocimiento en tu organización, necesitas instalar los tres procesos siguientes:

1. La adquisición de conocimiento, durante la cual se crea y se adquiere nueva información, se filtra, se interpreta e integra con el conocimiento existente.
2. Difusión del conocimiento, durante el cual el conocimiento se transmite para apuntar a los receptores para que lo absorben y lograr un mejor rendimiento, y posteriormente compartirlo entre diferentes receptores.
3. Receptividad del conocimiento, durante el cual las personas toman acción en respuesta al conocimiento adquirido, filtrado e interpretado. Como el conocimiento es el único recurso que aumenta con su uso, este proceso es muy importante para aumentar constantemente el valor añadido en las actividades, como innovar productos, procesos, y servicios de forma continua. Estas actividades crean nuevas fuentes de ventaja competitiva. Mientras más se utiliza la gestión del conocimiento, más valioso se vuelve el mismo para las personas y la organización.

“Para el aprendizaje y el intercambio de conocimientos entre las distintas unidades SABMiller utilizamos una combinación de métodos. A veces decimos que hay algunos procesos que son tan importantes que se deben hacer de la misma manera en todas las unidades. Indiscutiblemente, debido a nuestra naturaleza descentralizada, esto no sucede muy a menudo y tal vez puede ser considerado más como difundir los procesos comunes en lugar de compartir el conocimiento real. Luego tenemos los portales de la intranet. Por ejemplo, todos nuestros estándares de elaboración de la cerveza a nivel mundial se encuentran en el portal técnico. Están a disposición de todo el mundo, así que si quieres entender nuestras normas sobre la manipulación de la levadura o las especificaciones del molde de botella, lo puedes encontrar allí. Tenemos un portal de marketing. Si hay mejores ideas circulando acerca de la segmentación del mercado, están disponibles, y puedes contribuir y participar en un chat en Internet, puedes conectar con las personas que lo desarrollaron. El intercambio de conocimientos también se lleva a cabo a través de foros funcionales. Por ejemplo, el director de marketing tiene un Foro de Directores de Marketing cada cuatro meses, donde todos los directores de marketing europeos se reúnen para hablar de los procesos que deben ser comunes, los problemas comunes que puedan tener, las estrategias comunes que podrían estar llevando a cabo, y de esa manera están compartiendo. Otra forma es mediante la conexión personas. Cuando visito al equipo de Polonia, que está luchando con un problema específico, podría sugerirles que deben contactar con el equipo checo que está lidiando con un problema similar. Una tercera forma es a través de redes en las que la gente llega a conocerse con el tiempo y desarrollan un vínculo, una conexión colegial. Para mí eso es realmente el método más eficaz para el intercambio de conocimientos”.
Alan Clark, SAB Miller Europe